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会计档案管理制度

2015-05-20 09:48:53

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会计档案管理制度

    第一章 总则
为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整, 根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本单位实际情况,制定本办法。

  第二章 会计档案管理部门
  1.本单位会计档案的具体管理工作由财务部负责,由财务部门指定专人在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。
2.财务部门必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

  第三章 会计档案归档的范围
  1.会计凭证:包括外来的和自制的各种原始凭证、记账凭证、记账凭证汇总表,银行存款对账单及余额调节表等。年度终了都必须按规定归档。
  2.会计账簿:包括总账、明细账、日记账、科目余额表及各种辅助登记簿等。
3.财务报告:包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报、年度会计报表、报表附注及财务情况说明书、各类审计报告。
4.年度项目申请书、捐赠协议、专项统计表等。
5.各类财务收据、发票。
  6.其它会计核算资料:凡与会计核算紧密相关的,由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。

  第四章 会计档案的整理
  会计年度终了后,应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性,分门别类地组成几个类型的案卷,将各卷按顺序编号。
  1.会计凭证。
  (1)按月立卷:每月末将装订成册的凭证,统一登记案卷目录,每月立卷一份。
  (2)分散装订:根据凭证的多少,分散装订,做到整齐、牢固、美观。
  (3)装订封面的所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。
  2.会计账簿。
  各种会计账簿办理完年度结账后,除跨年使用的账簿外,其它均需整理妥善保管。
  (1)会计账簿在办理完年度结账后,只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样,不填其它内容。
  (2)会计账簿在装订前,应按账簿启用表的使用页数,核对各个账户账面是否齐全,是否按顺序排列。
  (3)活页账簿去空白页后,将本账面数项填写齐全,撤去账尺,用坚固耐磨的纸张做封面、封底,装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。
  (4)会计账簿的装订顺序:
  会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。
  (5)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角,掉页现象。
  (6)账簿装订的封口处,应加盖装订人印章。
  (7)装订后,会计账簿的脊背应平整,并注明所属年度及账簿名称和编号。
  (8)会计账簿的编号为一年一编,编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账、辅助账。
  3.会计报表。
会计报表编制完成并按时报送后,留存报表年度终了统一归档保管。

  第五章 会计档案的归档保管
  1.当年的会计档案在会计年度终了后,由财务部门存入档案并由专人保管。
  2.会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。
3.机构变动或档案管理人员调动时,应办理交接手续,由原管理人员编制会计档案移交清册,将全部案卷逐一点交,接管人员逐一接收。

  第六章会计档案的借阅使用
  1.财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。
  2.凡需借会计档案人员,须经财务负责人或单位领导批准后,方可办理调阅手续。
  3.借阅会计档案人员,不得在案卷中标画,不得拆散原卷册,更不得抽换。
  4.借阅会计档案人员,不得将会计档案携带出外,特殊情况,须经单位领导批准需
需要复制会计档案的,须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。

  第七章 各种会计档案保管期限
  1.会计凭证保管15年。
  2.会计账簿保存15年,其中现金和银行存款日记账保存25年。
  3.会计报表保存10年,其中年度决算表永久保存。
  4.发票保管5年。
  
        第八章 会计档案的销毁
  1.会计档案保管期满,需要销毁时由档案管理人员提出销毁清单,经财务部门相关人员共同鉴定后,编制会计档案销毁清册,报经主管经理和上级主管部门批准后,方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,保管到结清债权、债务时为止。
        2.按规定销毁会计档案时,应由财务主管指派监销人,监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对,销毁后,在销毁清册上签名盖章,并将监销情况以书面形式报告有关领导。

  第九章 附则
  1.本制度自会长办公会批准后实施,未涉及情况按国家有关规定处理。

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